Давно хотела поговорить о базах данных (БД).

Собственно говоря, это то, чем я профессионально занимаюсь с 2005 г. Может скажу удивительную вещь, но за всё это время я не видела ни одной приличной БД по клиентам из всего того, что мне приходилось видеть!

Организации готовы скрупулёзно составлять текст рекламного обращения, но работу с БД, на основе которых происходят контакты с клиентами, часто ведут "спустя рукава". А ведь БД играет определяющую роль в эффективном разговоре с клиентом или потенциальным клиентом.

Ниже даны 3 важных совета по ведению "красивой" (а далее полезной) БД.

Правило 1: Тщательно записывайте всю информацию. Не ленитесь класть в свою БД абсолютно все контакты, касающиеся вашего бизнеса. Речь идёт не только о ведении базы клиентов, но и о ведении базы потенциальных клиентов, а также прочих полезных в вашем бизнесе организаций. Записывайте название организации, реквизиты, адрес сайта, персоналии, все адреса, телефоны, e-mail, номера ICQ, skype, дни рождения, даже фотографии персон и информацию об их жизни и карьере. Поверьте, это всё ценная информация! Конечно же, ваша БД должны быть спроектирована так, чтобы "уметь" хранить всю эту информацию, а также ту, которую вы можете узнать в будущем (но речь сейчас не о проектировании).

Правило 2: Записывайте информацию "по правилам". Отсутствие дисциплины при ведении БД ведёт к тому, что вместо аккуратных шаблонных записей вы имеете набор слов, которые дальше трудно использовать в работе. Если пишете ФИО, то пишите его полностью, например Иванов Иван Иванович, все составляющие которого должны быть написаны с заглавной буквы. Не думаю, что Ивану Ивановичу будет приятно получить конверт с полем "Кому" - Иванову ивану или Иванову Ивану И. А такое случается сплошь и рядом, когда речь заходит об использовании собственной БД. Если пишете адрес, то не поленитесь узнать индекс. Пишите адрес структурировано:  поле с индексом, поле с областью, поле с районом, поле с населённым пунктом, поле с  улицей, поле с номером дома, поле с корпусом, поле с номером квартиры/офиса. И так во всём. Тем самым вы проявляете уважение к своему клиенту. Эту тщательность и аккуратность он заметит, а за неуважение к себе он вас будет игнорировать. Плюс вы сможете автоматизировать обработку записей, т.к. обрабатывать записи, написанные по правилам, не составляет никакого труда. В противном случае, вам придётся долго-долго сидеть и обрабатывать всё "вручную".

Правило 3: Разбейте организации в БД на категории, характеризующие отношение организации к вам. Ну, например: клиент, потенциальный клиент, партнёр, конкурент и т.д.  Также разбейте организации на категории, характеризующие вид их деятельности. Это поможет вам проводить адресную работу.

Эти ключевые моменты должны лечь в основу правил работы с вашей БД.

Удачи и не ленитесь раскладывать всё по полочкам!

P.S.: Планирую создать серию статей в Блоге с пошаговым примером создания БД клиентов.